MENU

Panduan

Ringkasan Panduan Pengurusan Pejabat mengikut Bahagian / Tajuk adalah berikut :

Bahagian 1 : Pengurusan Am Pejabat

Menjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatan dalam pengurusan pejabat yang meliputi penyemakan fungsi jabatan, penilaian aktiviti dan senarai tugas, kebersihan dan keselamatan ruang pejabat. Peruntukan baru dalam Bahagian ini adalah penekanan kepada pematuhan undang-undang, kemudahan komunikasi dan program kebajikan.

 

Bahagian 2 : Pentadbiran Sumber Manusia

Menjelaskan keperluan rekod kehadiran, rekod perkhidmatan, penilaian prestasi, sijil penghargaan dan pewartaan. Peruntukan baru dalam Bahagian ini adalah pemupukan budaya kerja positif, pembangunan modal insan dan pengurusan maklumat sumber manusia secara elektronik.

 

Bahagian 3 : Keperibadian dan Ketrampilan

Bahagian ini merupakan bahagian baru. Peruntukan ini menjelaskan kepentingan aspek keperibadian dan ketrampilan yang meliputi cara berpakaian, cara bekerja, adab sopan semasa menjalankan tugas, kepentingan mengawal emosi, sikap keterbukaan, bijaksana dan berhemah serta berfikiran positif. Bahagian ini juga menekankan soal disiplin dan tata kelakuan pegawai awam serta keperluan mematuhi Aku Janji.

 

Bahagian 4 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan

Bahagian ini merupakan bahagian baru. Peruntukan ini mengkehendaki Ketua Jabatan sentiasa memberi penekanan terhadap perkhidmatan berkualiti kepada pelanggan. Aspek-spek yang dijelaskan adalah keperluan memberi layanan mesra dan adil kepada pelanggan, pengurangan karenah birokrasi, penyediaan kemudahan perkhidmatan pelanggan dan piagam pelanggan. Di samping itu, forum seperti Hari Bersama Pelanggan dan pengurusan aduan awam dan pengurusan media perlu dilakukan oleh Ketua Jabatan bagi mewujudkan interaksi berkesan antara pelanggan dan jabatan.

 

Bahagian 5 : Sistem Penyampaian Perkhidmatan

Bahagian ini merupakan bahagian baru. Peruntukan ini menekankan kepentingan sistem penyampaian perkhidmatan dengan menambah baik perkhidmatan kaunter dan telefon, keperluan mempermudahkan sistem dan prosedur kerja, borang permohonan, menyemak semula keperluan lesen atau permit serat mempelbagaikan saluran pembayaran pungutan hasil.

 

Bahagian 6 : Urusan Surat Kerajaan

Bahagian ini memperincikan cara penyediaan surat rasmi kerajaan, kaedah pendaftaran dan pengedaran surat serta pengurusan surat terperingkat.

 

Bahagian 7 : Pengurusan Fail

Bahagian ini menjelaskan kepentingan pengurusan fail, kaedah pengkelasan fail, kaedah Simpan Dalam Perhatian dan keperluan mengadakan Fail Timbul. Peruntukan baru yang dimasukkan adalah sistem pengurusan dokumen dan rekod elektronik dan pembangunan sistem aplikasi komputer.

 

Bahagian 8 : Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan RekodAwam

Bahagian ini menjelaskan peranan Ketua Jabatan dalam penyelenggaraan, pemeliharaan dan pelupusan rekod awam. Peruntukan baru yang dimasukkan adalan penyediaan jadual pelupusan rekod, keperluan back-up rekod penting dan Keperluan Ketua Jabatan menyediakan pelan menyelamat dan pemulihan rekod akibat bencana.

 

Bahagian 9 : Pengurusan Komunikasi dan Teknologi Maklumat

Bahagian ini merupakan bahagian baru. Peruntukan ini menjelaskan setiap jabatan perlu mewujudkan pelan strategik teknologi maklumat, perolehan perkakasan dan perisian, rangka keselamatan teknologi maklumat, perisian, pembangunan sistem aplikasi dan laman web jabatan. Ia juga menekankan keperluan penggunaan perkhidmatan internet dan emel sebagai salah satu daripada saluran komunikasi,

 

Bahagian 10 : Inventori dan Bekalan Pejabat

Bahagian ini menjelaskan keperluan Ketua Jabatan untuk mematuhi peraturan yang berkuat kuasa berhubung dengan urusan perolehan bekalan pejabat, kawalan penggunaan, penyimpanan, penyelenggaraan, pemeriksaan dan pelupusan.